Công văn 6866/CTH-QLDN1 (3/8/2026) hướng dẫn hồ sơ thanh toán không dùng tiền mặt khi mua nông sản, hàng hóa cá nhân từ 5 triệu đồng. Điều kiện, hồ sơ, rủi ro chi tiết.
Hướng Dẫn Hồ Sơ Thanh Toán Không Dùng Tiền Mặt Từ 5 Triệu Đồng theo Công văn 6866/CTH-QLDN1
Căn cứ pháp lý của Công văn 6866
Công văn 6866/CTH-QLDN1 được xây dựng dựa trên các quy định sau:
- Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP — điều kiện để một khoản chi được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
- Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Điều 4 Nghị định 144/2026/NĐ-CP) — quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
- Điểm a khoản 13 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC — hồ sơ của khoản chi mua hàng hóa từ cá nhân, hộ kinh doanh không có hóa đơn.
Nắm được ba văn bản gốc này giúp kế toán và bộ phận mua hàng đối chiếu trực tiếp khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình, thay vì chỉ dựa vào công văn trả lời cho một trường hợp cụ thể.
Khi nào bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt?
Theo hướng dẫn tại Công văn 6866, doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản mua hàng hóa, dịch vụ hoặc thanh toán khác có giá trị từng lần từ 5 triệu đồng trở lên. Đây là điều kiện bắt buộc để khoản chi được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
Quy định này áp dụng cho cả ba tình huống đặc thù dưới đây.
1. Mua nhiều lần trong cùng một ngày
Nếu doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ của cùng một người bán, mỗi lần dưới 5 triệu đồng nhưng tổng giá trị các lần mua trong ngày từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp vẫn phải thanh toán không dùng tiền mặt. Thiếu chứng từ này, khoản chi có thể bị loại khỏi chi phí được trừ.
2. Người lao động thanh toán hộ doanh nghiệp
Trường hợp doanh nghiệp ủy quyền cho người lao động mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ sản xuất kinh doanh với giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, khoản chi được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ 4 điều kiện:
- Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp.
- Người lao động thanh toán không dùng tiền mặt.
- Doanh nghiệp có quy chế tài chính, quy chế nội bộ hoặc quyết định cho phép người lao động thanh toán hộ.
- Doanh nghiệp thực hiện thanh toán lại khoản tiền cho người lao động.
Lưu ý: chỉ lưu hóa đơn và chứng từ chuyển tiền của người lao động là chưa đủ — hồ sơ phải thể hiện rõ doanh nghiệp đã giao nhiệm vụ hoặc cho phép người lao động thực hiện khoản thanh toán đó.
3. Hàng hóa đã ghi nhận chi phí nhưng chưa thanh toán
Nếu doanh nghiệp mua hàng hóa từ 5 triệu đồng trở lên nhưng đến thời điểm ghi nhận chi phí vẫn chưa thanh toán, khoản chi vẫn được tính vào chi phí được trừ. Tuy nhiên, khi thực tế thanh toán bằng tiền mặt và không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp phải kê khai điều chỉnh giảm chi phí tại kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán bằng tiền mặt — kể cả khi cơ quan thuế đã thanh tra, kiểm tra kỳ tính thuế trước đó.
Hồ sơ cần chuẩn bị khi mua hàng từ cá nhân, hộ kinh doanh, nông dân từ 5 triệu đồng và thanh toán không dùng tiền mặt
Đối với trường hợp mua nông sản trực tiếp từ người sản xuất, mua phế liệu từ người trực tiếp thu nhặt, mua tài sản của hộ gia đình/cá nhân, hoặc mua hàng hóa dịch vụ từ cá nhân, hộ kinh doanh có doanh thu dưới 500 triệu đồng/năm (ngưỡng miễn thuế GTGT), doanh nghiệp cần chuẩn bị:
- Chứng từ chi trả tiền cho người bán.
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (nếu giá trị mua trong ngày của từng cá nhân/hộ kinh doanh từ 5 triệu đồng trở lên).
- Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo Mẫu số 02/TNDN, có chữ ký của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền.
- Hồ sơ chứng minh nguồn gốc, xuất xứ hàng hóa.
- Tài liệu chứng minh người bán là người trực tiếp sản xuất hoặc thuộc đúng đối tượng được lập Bảng kê.
Doanh nghiệp chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của Bảng kê và toàn bộ hồ sơ kèm theo — Bảng kê Mẫu số 02/TNDN không tự động làm cho khoản chi trở thành chi phí hợp lệ; giao dịch thực tế và nguồn gốc hàng hóa vẫn phải được chứng minh độc lập.
Rủi ro khi không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
Nếu khoản mua thuộc diện bắt buộc nhưng doanh nghiệp thanh toán bằng tiền mặt, doanh nghiệp có thể đối mặt:
- Bị loại chi phí khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.
- Phải điều chỉnh tăng thu nhập chịu thuế.
- Phát sinh số thuế TNDN phải nộp bổ sung, kèm tiền chậm nộp và xử phạt tùy mức độ.
- Không được chấp nhận hồ sơ nếu giao dịch không có thật hoặc chứng từ không hợp pháp.
- Doanh nghiệp cần làm gì để tuân thủ Công văn 6866?
Checklist rà soát nhanh dành cho kế toán và bộ phận mua hàng:
- Rà soát các khoản mua có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên.
- Cộng tổng các lần mua của cùng một người bán trong cùng một ngày.
- Hạn chế thanh toán tiền mặt với khoản chi thuộc diện bắt buộc chuyển khoản.
- Ban hành hoặc rà soát lại quy chế nội bộ cho phép người lao động thanh toán hộ.
- Lưu đầy đủ chứng từ doanh nghiệp hoàn trả tiền cho người lao động.
- Kiểm tra Bảng kê Mẫu số 02/TNDN và chữ ký người có thẩm quyền.
- Thu thập hồ sơ chứng minh nguồn gốc hàng hóa và thông tin người bán.
- Đối chiếu hợp đồng, Bảng kê, phiếu nhập kho, chứng từ thanh toán và sổ kế toán.
Câu hỏi thường gặp về Công văn 6866
Câu 1. Hóa đơn dưới 5 triệu đồng có phải thanh toán không dùng tiền mặt không? Nếu từng lần mua dưới 5 triệu đồng nhưng mua nhiều lần của cùng một người bán trong cùng một ngày, tổng giá trị từ 5 triệu đồng trở lên thì vẫn phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được tính vào chi phí được trừ.
Câu 2. Người lao động dùng tài khoản cá nhân thanh toán hộ có được không? Được, nếu người lao động thanh toán không dùng tiền mặt, có đầy đủ hóa đơn chứng từ, và doanh nghiệp có quy chế nội bộ cho phép việc thanh toán hộ, sau đó hoàn trả lại tiền cho người lao động.
Câu 3. Chưa thanh toán tiền hàng thì có được ghi nhận chi phí không? Có thể ghi nhận nếu đáp ứng điều kiện liên quan. Khi thực tế thanh toán, nếu trả bằng tiền mặt thì phải điều chỉnh giảm chi phí tại kỳ phát sinh việc thanh toán đó.
Câu 4. Chỉ cần lập Bảng kê Mẫu 02/TNDN là đủ không? Không. Ngoài Bảng kê, doanh nghiệp cần có chứng từ chi trả tiền, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (nếu từ 5 triệu đồng trở lên) và hồ sơ chứng minh nguồn gốc hàng hóa, tính có thật của giao dịch.
Kết luận
Công văn 6866/CTH-QLDN1 là lưu ý quan trọng với doanh nghiệp mua hàng từ cá nhân, hộ kinh doanh hoặc người trực tiếp sản xuất. Khoản mua từ 5 triệu đồng trở lên — kể cả khi cộng dồn nhiều lần trong ngày — cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đủ điều kiện tính vào chi phí được trừ. Doanh nghiệp nên rà soát và hoàn thiện hồ sơ ngay từ thời điểm phát sinh giao dịch để hạn chế rủi ro bị loại chi phí và truy thu thuế khi thanh tra.
Lưu ý: Công văn 6866/CTH-QLDN1 là văn bản trả lời cho một trường hợp cụ thể (mua bưởi trực tiếp từ nông dân). Doanh nghiệp cần đối chiếu với hồ sơ thực tế và các quy định pháp luật hiện hành trước khi áp dụng.
Bài viết liên quan:
Thông Tư 89/2026: Thay Đổi Về Thuế Doanh Nghiệp Cần Lưu Ý (Cập Nhật Mới Nhất)
Kinh Doanh Bất Động Sản Phải Xuất Hoá Đơn Khi Nào?
• Fanpage Kế toán trưởng ACAC: ACAC Academy – Huấn luyện coaching đồng hành kế toán thực chiến
• Fanpage Chuyên gia Hòa Lê: https://www.facebook.com/cghoaleacac
• Group Zalo Chia sẻ kiến thức, cập nhật quy định pháp luật & Lịch Đào tạo/Hội thảo miễn phí: https://zalo.me/g/nxp0vkhm2ommqsy3xa0r
