Danh sách các việc doanh nghiệp cần chuẩn bị trước khi thuế về kiểm tra năm 2026 gồm 6 nhóm công việc chính: xác định phạm vi kiểm tra và rà soát hồ sơ theo đúng phạm vi; đối chiếu số liệu kế toán — thuế; chủ động khai bổ sung tờ khai nếu phát hiện sai sót; chuẩn bị hồ sơ lao động — bảo hiểm xã hội; rà soát chứng từ kế toán; và sắp xếp nhân sự, thời gian làm việc với đoàn kiểm tra.
Chuẩn bị kỹ ngay từ bước này quyết định phần lớn kết quả cuối cùng của đợt kiểm tra — hồ sơ càng logic, số liệu càng khớp, doanh nghiệp càng ít bị xuất toán chi phí, truy thu thuế hoặc bị ấn định thuế bất lợi.
Các Việc Doanh Nghiệp Cần Chuẩn Bị Trước Khi Thuế Về Kiểm Tra
Danh sách các việc doanh nghiệp cần chuẩn bị trước khi thuế về kiểm tra năm 2026
1. Xác định phạm vi kiểm tra và rà soát hồ sơ theo đúng phạm vi
Trước tiên cần xác định nội dung kiểm tra là thuế GTGT, TNDN, TNCN, hóa đơn, hoàn thuế, giao dịch liên kết hay kiểm tra toàn diện — từ đó chuẩn bị hồ sơ đúng trọng tâm, không dàn trải.
| Nhóm hồ sơ | Tài liệu cụ thể |
|---|---|
| Hồ sơ pháp lý | Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (IRC), Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC) và các lần thay đổi, giấy phép con, điều lệ/quy chế công ty, quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng, hồ sơ đăng ký thuế, chế độ kế toán áp dụng |
| Hợp đồng | Hợp đồng lao động, giấy phép lao động, hợp đồng thương mại |
| Hồ sơ phát sinh hàng kỳ | Báo cáo tài chính, chứng từ kế toán, tờ khai thuế |
| Hồ sơ nền | Sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết công nợ, sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng, sổ kho, bảng nhập xuất tồn, bảng phân bổ chi phí trả trước, bảng khấu hao TSCĐ, bảng lương, bảng cân đối phát sinh, bảng tính giá thành |
| Chi nhánh/địa điểm kinh doanh | Hồ sơ tương ứng của từng chi nhánh, kho hàng, văn phòng đại diện (nếu có) |
Nguyên tắc xuyên suốt: sổ sách đầy đủ, hóa đơn hợp pháp, chứng từ logic và có thể giải trình rõ bản chất từng giao dịch.
2. Đối chiếu số liệu, hồ sơ kế toán — thuế
Trước khi đoàn kiểm tra vào cuộc, doanh nghiệp nên tự đối chiếu các điểm sau:
Số dư cuối kỳ trên sổ kế toán có khớp với báo cáo tài chính không?
Doanh thu trên hóa đơn có khớp tờ khai GTGT và doanh thu kế toán không?
Có hóa đơn điều chỉnh, thay thế, hủy bỏ chưa được xử lý dứt điểm không?
Có xuất hóa đơn sai thời điểm không?
Có doanh thu đã thu tiền nhưng chưa xuất hóa đơn không?
Các khoản thu hộ, chi hộ, bồi thường, hỗ trợ, thanh lý tài sản, cho thuê tài sản, bán phế liệu đã xử lý đúng thuế chưa?
Chi phí có hóa đơn hợp pháp không? Khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định không?
Hàng hóa, dịch vụ mua vào có phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, có đủ hợp đồng, biên bản nghiệm thu, phiếu nhập/xuất, đề nghị thanh toán không?
Có giao dịch liên kết nhưng chưa kê khai phụ lục giao dịch liên kết không?
TSCĐ, công cụ dụng cụ, chi phí trả trước có bảng phân bổ rõ ràng, có căn cứ, không phân bổ tùy tiện?
Công nợ lớn, treo lâu, bất thường đã có biên bản đối chiếu hoặc xác nhận công nợ chưa?
Dòng tiền từ giám đốc, chủ sở hữu, cổ đông đã phân định rõ là góp vốn, cho vay, tạm ứng hay thanh toán hộ chưa?
3. Chủ động khai bổ sung tờ khai trước khi có quyết định kiểm tra (nếu phát hiện sai sót)
Nếu tự rà soát phát hiện hồ sơ khai thuế đã nộp có sai sót, doanh nghiệp nên khai bổ sung càng sớm càng tốt, trước khi cơ quan thuế công bố quyết định thanh tra, kiểm tra.
| Thời điểm | Thời hạn khai bổ sung hồ sơ khai thuế |
|---|---|
| Đến hết ngày 30/6/2026 | 10 năm kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ khai thuế (khoản 1 Điều 47 Luật Quản lý thuế 2019, sửa đổi bởi điểm a khoản 6 Điều 6 Luật số 56/2024/QH15) |
| Từ ngày 01/7/2026 | 5 năm kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ khai thuế (khoản 5 Điều 12 Luật Quản lý thuế 2025 – Luật số 108/2025/QH15) |
Vì sao nên chủ động khai bổ sung trước khi có quyết định kiểm tra? Theo khoản 2 Điều 44 Luật Quản lý thuế 2025, nếu người nộp thuế có sai sót nhưng đã tự giác khai bổ sung và nộp đủ số tiền thuế phải nộp trước thời điểm cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra, thanh tra tại trụ sở người nộp thuế (hoặc trước khi cơ quan thuế phát hiện qua các biện pháp nghiệp vụ khác), doanh nghiệp có thể được miễn xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi khai sai đó. Đây là lý do quan trọng nhất để hoàn tất bước rà soát và khai bổ sung càng sớm càng tốt, thay vì chờ đến khi có quyết định kiểm tra mới xử lý.
Lưu ý: nếu đã có quyết định kiểm tra, cần xác định sai sót có thuộc phạm vi, thời kỳ kiểm tra hay không để xử lý phù hợp, đồng thời chuẩn bị sẵn bảng giải trình nguyên nhân chênh lệch trước khi đoàn kiểm tra đặt câu hỏi.
4. Chuẩn bị hồ sơ lao động, bảo hiểm xã hội
Đối chiếu chi phí lương hạch toán, bảng lương, số tiền đã trả, số đã kê khai TNCN và số đã tham gia bảo hiểm. Hồ sơ cần chuẩn bị:
- Hợp đồng lao động, quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm;
- Bảng chấm công, bảng lương, chứng từ thanh toán lương;
- Đăng ký người phụ thuộc, cam kết thu nhập (nếu có);
- Chứng từ khấu trừ TNCN, hồ sơ quyết toán TNCN;
- Hồ sơ bảo hiểm xã hội.
5. Rà soát chứng từ kế toán
Kiểm tra chứng từ đã đầy đủ, đúng mẫu biểu, đúng nội dung, đúng bản chất nghiệp vụ và đủ chữ ký theo quy định chưa:
- Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất;
- Biên bản giao nhận, nghiệm thu, bảng chấm công, bảng lương;
- Đề nghị thanh toán, tạm ứng, hoàn ứng;
- Biên bản bàn giao tài sản, hồ sơ thanh lý, thanh toán, quyết toán hợp đồng.
6. Sắp xếp thời gian và phân công đầu mối làm việc với đoàn kiểm tra
Bố trí đủ thời gian chuẩn bị trước khi đoàn thuế đến làm việc, thông báo trước cho các bộ phận liên quan trong doanh nghiệp, và cử một đầu mối chính để làm việc với đoàn kiểm tra — tránh để nhiều người cùng trả lời dẫn đến thông tin không thống nhất.
Một số lưu ý trong thời gian kiểm tra thuế
- Chỉ định nhân viên đủ kinh nghiệm làm việc trực tiếp với đoàn thanh tra, kiểm tra thuế;
- Cung cấp hồ sơ bám sát đúng phạm vi, nội dung và thời kỳ kiểm tra; không cung cấp lan man tài liệu không liên quan;
- Khi kết thúc đợt kiểm tra, đoàn thuế thường trao đổi với doanh nghiệp về hồ sơ, chứng từ, số liệu và nội dung cần giải trình trước khi lập biên bản chính thức — kế toán cần rà soát kỹ, chủ động giải trình hoặc bổ sung hồ sơ ngay trong buổi làm việc cuối để hạn chế bị xuất toán chi phí, truy thu thuế hoặc ghi nhận sai lệch trong biên bản;
- Tham vấn ý kiến ban lãnh đạo hoặc đơn vị tư vấn thuế;
- Trao đổi trước với cán bộ thuế về khả năng khiếu nại kết quả kiểm tra nếu có nội dung chưa thống nhất.
Các công việc cần làm sau khi kết thúc thanh tra, kiểm tra thuế
- Rà soát kỹ biên bản kiểm tra, có thể tham khảo ý kiến chuyên gia tư vấn thuế hoặc bộ phận pháp lý — kế toán;
- Đọc kỹ biên bản làm việc, biên bản kiểm tra và dự thảo xử lý (nếu có) trước khi ký; nếu có nội dung chưa thống nhất, ghi rõ ý kiến bảo lưu hoặc giải trình bổ sung;
- Chuẩn bị ý kiến đưa vào biên bản và ký biên bản đúng hạn;
- Nếu còn vấn đề tranh chấp, cân nhắc ghi ý kiến bảo lưu trong biên bản, hoặc xin hướng dẫn từ Cục Thuế, Bộ Tài chính;
- Nộp đơn khiếu nại đúng thời hạn — trong vòng 90 ngày kể từ ngày nhận quyết định;
- Nộp tiền thuế và tiền phạt đúng hạn theo quyết định, chủ động cân đối tài chính để tránh phát sinh thêm tiền chậm nộp;
- Hạch toán đầy đủ trên sổ sách kế toán các khoản: thuế bị truy thu, tiền chậm nộp, tiền phạt vi phạm hành chính, các khoản điều chỉnh chi phí/doanh thu liên quan — để báo cáo tài chính phản ánh đúng nghĩa vụ phát sinh sau kiểm tra.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp cần chuẩn bị những nhóm hồ sơ nào trước khi thuế về kiểm tra? 5 nhóm chính: hồ sơ pháp lý, hợp đồng, hồ sơ phát sinh hàng kỳ (báo cáo tài chính, tờ khai thuế), hồ sơ nền (sổ sách kế toán chi tiết), và hồ sơ lao động — bảo hiểm xã hội.
Vì sao nên khai bổ sung tờ khai trước khi có quyết định kiểm tra thuế? Vì theo khoản 2 Điều 44 Luật Quản lý thuế 2025, doanh nghiệp tự giác khai bổ sung và nộp đủ thuế trước khi cơ quan thuế công bố quyết định thanh tra, kiểm tra có thể được miễn xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi khai sai đó.
Thời hạn khai bổ sung hồ sơ khai thuế hiện nay là bao lâu? Đến hết 30/6/2026 là 10 năm; từ 01/7/2026, theo Luật Quản lý thuế 2025, thời hạn giảm còn 5 năm kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ khai thuế.
Nếu không đồng ý với biên bản kiểm tra thuế, doanh nghiệp có được khiếu nại không? Có. Doanh nghiệp có quyền nộp đơn khiếu nại trong vòng 90 ngày kể từ ngày nhận quyết định.
Kết luận
Danh sách các việc doanh nghiệp cần chuẩn bị trước khi thuế về kiểm tra năm 2026 xoay quanh việc rà soát hồ sơ đúng phạm vi, đối chiếu số liệu kế toán — thuế một cách chủ động, và đặc biệt là khai bổ sung tờ khai càng sớm càng tốt nếu phát hiện sai sót để tận dụng cơ chế miễn xử phạt theo Luật Quản lý thuế 2025. Chuẩn bị kỹ từ giai đoạn này sẽ giúp doanh nghiệp giảm đáng kể rủi ro bị xuất toán chi phí, truy thu thuế hoặc phát sinh tranh chấp trong quá trình làm việc với đoàn kiểm tra.
Bài viết liên quan
Để quản trị tài chính doanh nghiệp tốt hơn, các chủ doanh nghiệp nên tham khảo khoá học Quản trị Tài chính Kế toán dành cho Chủ Doanh nghiệp của ACAC Academy
CẬP NHẬT CÁC BẢN TIN THUẾ & KẾ TOÁN MỚI NHẤT tại đây:
- Fanpage Dành cho CEO và chủ hộ kinh doanh: https://www.facebook.com/hocvienceo.acac
- Youtube: https://www.youtube.com/@ACACAcademyTaichinhketoanceo
- Fanpage Kế toán trưởng ACAC: https://www.facebook.com/acac.academy
- Fanpage Chuyên gia Hòa Lê: https://www.facebook.com/cghoaleacac
- Group Zalo Chia sẻ kiến thức, cập nhật quy định pháp luật & Lịch Đào tạo/Hội thảo miễn phí: https://zalo.me/g/nxp0vkhm2ommqsy3xa0r
