Cách xuất hóa đơn điều chỉnh hóa đơn sai mã số thuế của người mua theo Thông tư 91

Khi hóa đơn điện tử đã lập có sai sót về mã số thuế của người mua, người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo Thông tư 91/2026/TT-BTC. Bài viết hướng dẫn chi tiết cách xuất hóa đơn điều chỉnh hóa đơn sai mã số thuế của người mua theo Thông tư 91.

Cách xuất hóa đơn điều chỉnh hóa đơn sai mã số thuế của người mua theo Thông tư 91

1. Hóa đơn sai mã số thuế của người mua có được điều chỉnh không?

Theo điểm b khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót về:

Mã số thuế của người mua;
Tên hàng hóa;
Quy cách, chất lượng hàng hóa;
Số tiền ghi trên hóa đơn;
Thuế suất;
Tiền thuế;
Hoặc các nội dung bắt buộc khác thuộc trường hợp quy định,

người bán được lựa chọn một trong hai phương án: lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập sai, hoặc lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã lập sai.

Như vậy, doanh nghiệp không bị bó buộc chỉ một phương án mà có thể cân nhắc lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế theo tình hình thực tế — trừ một số trường hợp ngoại lệ nêu tại mục 4 dưới đây.

2. Cách xuất hóa đơn điều chỉnh hóa đơn sai mã số thuế của người mua

Khi lựa chọn xuất hóa đơn điều chỉnh, trên hóa đơn điện tử điều chỉnh phải có dòng chữ:

“Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”

Người bán lập hóa đơn mới với mã số thuế của người mua đã được điều chỉnh đúng thông tin thực tế. Sau khi lập hóa đơn điều chỉnh:

Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: người bán ký số trên hóa đơn và gửi cho người mua.
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: người bán gửi hóa đơn đến cơ quan thuế để được cấp mã trước khi gửi cho người mua.

3. Có thể xuất hóa đơn thay thế khi sai mã số thuế người mua không?

Có. Thay vì xuất hóa đơn điều chỉnh, người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã lập sai. Trên hóa đơn thay thế phải có dòng chữ:

“Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”

Sau khi lập hóa đơn thay thế, người bán ký số và gửi hóa đơn cho người mua, hoặc gửi cơ quan thuế cấp mã trước — tùy thuộc doanh nghiệp đang dùng hóa đơn điện tử có mã hay không có mã của cơ quan thuế.

4. Trường hợp nào bắt buộc chỉ được chọn một hình thức duy nhất?

Không phải lúc nào doanh nghiệp cũng được tự do chọn giữa điều chỉnh và thay thế. Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định một số ngoại lệ:

Hóa đơn không có ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn (theo khoản 6 Điều 10): người bán chỉ được lập hóa đơn điều chỉnh, không có lựa chọn thay thế.
Hóa đơn điện tử lập từ máy tính tiền, hoặc hóa đơn bán tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu, sử dụng (ô tô, xe máy, bất động sản…): người bán bắt buộc lập hóa đơn thay thế, trừ trường hợp trả lại hàng hóa, dịch vụ.
Lần sai sót tiếp theo trên cùng hóa đơn: nếu hóa đơn đã được điều chỉnh hoặc thay thế mà vẫn tiếp tục phát hiện sai sót, các lần xử lý sau phải áp dụng đúng hình thức đã dùng ở lần xử lý đầu tiên.

Doanh nghiệp cần kiểm tra hóa đơn của mình có rơi vào các trường hợp đặc thù này trước khi quyết định điều chỉnh hay thay thế.

5. Trước khi điều chỉnh hóa đơn sai mã số thuế cần làm gì?

Nếu người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh: trước khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn, người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót — trong trường hợp sai mã số thuế, văn bản cần thể hiện rõ mã số thuế đã ghi sai và nội dung cần điều chỉnh. Người bán có trách nhiệm lưu giữ văn bản này và xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.

Nếu người mua là cá nhân: người bán phải thông báo cho người mua, hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có).

6. Trường hợp nào không bắt buộc lập văn bản thỏa thuận?

Người bán không bắt buộc lập văn bản thỏa thuận trong các trường hợp:

Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử;
Chuyển cơ sở dữ liệu thông tin chi tiết giao dịch phát sinh theo Bảng thông tin chi tiết giao dịch;
Hoạt động mua bán hàng hóa trên nền tảng thương mại điện tử hoặc nền tảng số khác.

7. Nhiều hóa đơn cùng sai mã số thuế của một người mua xử lý thế nào?

Nếu trong tháng người bán đã lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng hóa, đơn giá, số lượng, thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua trong cùng tháng, người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc một hóa đơn thay thế cho toàn bộ các hóa đơn đã lập sai, kèm theo Bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT Phụ lục III ban hành kèm Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Quy định này giúp doanh nghiệp giảm đáng kể số lượng hóa đơn phải lập lại khi cùng một sai sót xuất hiện trên nhiều hóa đơn trong tháng.

8. Phân biệt hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế khi sai mã số thuế

Nội dung	Hóa đơn điều chỉnh	Hóa đơn thay thế
Cách xử lý	Lập hóa đơn để điều chỉnh hóa đơn đã sai	Lập hóa đơn mới thay thế hóa đơn sai
Nội dung bắt buộc	“Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”	“Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”
Áp dụng khi sai mã số thuế	Có	Có
Trường hợp bắt buộc riêng	Hóa đơn không có ký hiệu mẫu số/ký hiệu/số hóa đơn	Hóa đơn từ máy tính tiền, tài sản phải đăng ký quyền sở hữu
Căn cứ	Điểm b khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC	Điểm b khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC

9. Mẫu văn bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn sai mã số thuế

Hiện nay, pháp luật chưa quy định mẫu cố định riêng cho văn bản thỏa thuận điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn sai mã số thuế. Doanh nghiệp có thể tự soạn nhưng cần thể hiện rõ:

Thông tin người bán và người mua;
Số, ký hiệu và ngày lập hóa đơn sai;
Mã số thuế đã ghi sai và mã số thuế đúng của người mua;
Nội dung thống nhất điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn;
Xác nhận của các bên liên quan.

Văn bản này cần được người bán lưu giữ để xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

10. Lưu ý khi xuất hóa đơn điều chỉnh sai mã số thuế

Xác định chính xác nội dung sai sót và mã số thuế đúng của người mua trước khi lập hóa đơn.
Xác định đối tượng người mua để thực hiện đúng thủ tục thông báo hoặc lập văn bản thỏa thuận.
Kiểm tra trường hợp ngoại lệ (mục 4) trước khi chọn hình thức điều chỉnh hay thay thế — không phải lúc nào cũng được tự do lựa chọn.
Thể hiện đúng dòng chữ dẫn chiếu đến hóa đơn bị sai trên hóa đơn điều chỉnh/thay thế.
Với nhiều hóa đơn cùng sai thông tin của một người mua trong tháng, kiểm tra điều kiện để gộp thành một hóa đơn điều chỉnh/thay thế kèm Bảng kê Mẫu số 01/BK-ĐCTT.

11. Câu hỏi thường gặp

Câu 1: Hóa đơn điện tử sai mã số thuế người mua có phải hủy không? Không. Theo điểm b khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, người bán lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn mới thay thế, không phải hủy hóa đơn.

Câu 2: Sai mã số thuế người mua có được xuất hóa đơn điều chỉnh không? Có. Sai mã số thuế thuộc nhóm sai sót được phép lập hóa đơn điện tử điều chỉnh theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Câu 3: Điều chỉnh hóa đơn sai mã số thuế có cần biên bản không? Nếu người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh thì cần lập văn bản thỏa thuận trước khi điều chỉnh hoặc thay thế, trừ các trường hợp không bắt buộc nêu tại mục 6.

Câu 4: Một hóa đơn điều chỉnh có thể điều chỉnh nhiều hóa đơn sai không? Có thể, nếu trong cùng tháng người bán lập sai cùng thông tin trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua. Khi đó cần đính kèm Bảng kê theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT.

Câu 5: Có phải lúc nào cũng được chọn giữa điều chỉnh và thay thế không? Không. Hóa đơn không có ký hiệu mẫu số/số hóa đơn chỉ được điều chỉnh; hóa đơn từ máy tính tiền hoặc tài sản phải đăng ký quyền sở hữu bắt buộc phải thay thế.

12. Kết luận

Theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, khi hóa đơn điện tử đã lập sai mã số thuế của người mua, người bán thường được lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh (kèm dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn…”) hoặc lập hóa đơn mới thay thế (kèm dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn…”), dẫn chiếu chính xác đến hóa đơn bị sai.

Tuy nhiên, quyền lựa chọn này không áp dụng tuyệt đối — hóa đơn thiếu ký hiệu mẫu số/số hóa đơn chỉ được điều chỉnh, còn hóa đơn từ máy tính tiền hoặc tài sản phải đăng ký quyền sở hữu bắt buộc phải thay thế. Trước khi xử lý, doanh nghiệp cần xác định đúng đối tượng người mua để thực hiện thủ tục văn bản thỏa thuận hoặc thông báo phù hợp. Nắm đúng quy trình theo Thông tư 91/2026/TT-BTC sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro và tránh sai hình thức xử lý ngay từ lần đầu.

Bài viết liên quan

Hàng Hóa Nhiều Mức Thuế GTGT Khai Thuế Thế Nào 2026?

Để quản trị tài chính doanh nghiệp tốt hơn, các chủ doanh nghiệp nên tham khảo khoá học Quản trị Tài chính Kế toán dành cho Chủ Doanh nghiệp của ACAC Academy

CẬP NHẬT CÁC BẢN TIN THUẾ & KẾ TOÁN MỚI NHẤT tại đây: