Mua hàng không có hóa đơn về nguyên tắc sẽ không được tính vào chi phí được trừ thuế TNDN, trừ 4 trường hợp ngoại lệ: lập bảng kê 02/TNDN, chi cho người lao động, thuê nhà/tài sản của cá nhân, và các khoản tài trợ. Mỗi trường hợp đều phải có đầy đủ bộ hồ sơ thay thế hóa đơn theo đúng quy định mới đủ điều kiện được trừ.
Table of Contents
Tóm tắt nhanh
| Trường hợp | Hồ sơ thay thế hóa đơn | Căn cứ pháp lý |
|---|---|---|
| Lập bảng kê 02/TNDN (5 nhóm người bán đặc thù) | Bảng kê 02/TNDN + chứng từ thanh toán | Điểm b khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP; điểm a khoản 13 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC |
| Chi cho người lao động (lương, thưởng, phụ cấp, phúc lợi) | Hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế lương thưởng, bảng chấm công, chứng từ thanh toán | Nghị định 320/2025/NĐ-CP |
| Thuê nhà, thuê tài sản của cá nhân | Hợp đồng thuê tài sản + chứng từ trả tiền thuê | Điểm d khoản 13 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC |
| Tài trợ (giáo dục, y tế, thiên tai, nhà tình nghĩa, nghiên cứu khoa học…) | Biên bản xác nhận tài trợ mẫu 01/TNDN + văn bản xác nhận đối tượng thụ hưởng | Khoản 5 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC |
1. Trường hợp mua hàng không có hóa đơn được tính vào chi phí được trừ thuế TNDN năm 2026
Doanh nghiệp mua hàng không có hóa đơn sẽ không được tính vào chi phí được trừ thuế TNDN, trừ các trường hợp sau:
- Trường hợp được lập bảng kê 02/TNDN;
- Chi cho người lao động (lương, thưởng…);
- Thuê nhà, thuê tài sản cá nhân;
- Tài trợ.
Lưu ý: các trường hợp nêu trên muốn được tính vào chi phí được trừ thuế TNDN năm 2026 phải có đầy đủ bộ hồ sơ theo quy định — không phải cứ thuộc 1 trong 4 nhóm này là đương nhiên được trừ nếu thiếu hồ sơ chứng minh.
1.1. Trường hợp được lập bảng kê 02/TNDN
Doanh nghiệp chỉ được phép lập bảng kê mua hàng 02/TNDN nếu thuộc một trong 5 trường hợp sau:
- Mua sản phẩm là nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra;
- Mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công trực tiếp bán ra;
- Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt;
- Mua đồ dùng, tài sản của hộ gia đình, cá nhân trực tiếp bán ra;
- Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (không thuộc 4 trường hợp trên) có mức doanh thu dưới 1 tỷ đồng/năm.
Chỉ khi thuộc một trong 5 trường hợp trên, doanh nghiệp mới được phép mua hàng không có hóa đơn và lập bảng kê theo mẫu 02/TNDN để chi phí mua hàng được tính vào chi phí được trừ thuế TNDN năm 2026.
Điều kiện hồ sơ chi phí được trừ khi lập bảng kê 02/TNDN
- Có Bảng kê 02/TNDN do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền ký. (Lưu ý: bảng kê phải ghi rõ người bán, địa chỉ, số định danh cá nhân, hàng hóa/dịch vụ, giá trị.)
- Chứng từ chi trả tiền cho người bán theo quy định pháp luật về kế toán (hợp đồng mua bán, biên bản giao nhận hàng hóa, phiếu chi tiền mặt…). Đối với giá trị mua hàng hóa, dịch vụ trong ngày của từng hộ, cá nhân từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. (Lưu ý: không được chia nhỏ phiếu chi trong ngày để né mốc 5 triệu đồng.)
Trường hợp nào KHÔNG được lập bảng kê 02/TNDN?
- Người bán là thương lái, đại lý, vựa (nhóm này không thuộc diện “trực tiếp” bán ra);
- Hộ/cá nhân đã đăng ký dùng hóa đơn điện tử → bắt buộc phải xuất hóa đơn, không được lập bảng kê thay thế;
- Người bán có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm.
(Căn cứ: điểm b khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP và điểm a khoản 13 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC)
1.2. Các trường hợp không có hóa đơn được tính vào chi phí được trừ khác
(1) Các khoản chi cho người lao động
Các khoản chi cho người lao động như lương, thưởng, phụ cấp, phúc lợi… về bản chất không phải là mua bán hàng hóa/dịch vụ nên không cần có hóa đơn, nhưng vẫn phải có đầy đủ bộ hồ sơ theo quy định.
Điều kiện chi phí lương được trừ khi tính thuế TNDN:
- Chi phí tiền lương cho người lao động từng lần từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt;
- Chi phí tiền lương phải được ghi cụ thể trong các hồ sơ:
- Hợp đồng lao động, hoặc văn bản của doanh nghiệp nước ngoài cử người sang làm việc tại Việt Nam (trường hợp người nước ngoài được điều chuyển trong nội bộ Tập đoàn, giữa công ty mẹ và công ty con);
- Thỏa ước lao động tập thể;
- Quy chế tài chính, quy chế lương thưởng;
- Bảng chấm công…
Khoản chi phúc lợi cho người lao động (đám hiếu, hỷ, nghỉ mát…) được trừ khi tính thuế TNDN với điều kiện không vượt quá 1 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế (theo điểm d khoản 4 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP).
(2) Hồ sơ chi phí thuê tài sản của cá nhân
Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân, hồ sơ chi phí gồm:
- Hợp đồng thuê tài sản;
- Chứng từ trả tiền thuê tài sản (trường hợp trên 5 triệu đồng phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt).
Lưu ý đặc biệt: trường hợp hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận tiền thuê chưa bao gồm thuế (thuế GTGT, thuế TNCN) và doanh nghiệp phải nộp thuế thay cho cá nhân, thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ cả phần thuế nộp thay cho cá nhân đó nếu có chứng từ nộp thuế.
(Theo điểm d khoản 13 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC)
(3) Các khoản tài trợ
| STT | Loại tài trợ | Hồ sơ cần có |
|---|---|---|
| 1 | Tài trợ cho giáo dục, y tế, văn hóa bằng tiền hoặc hiện vật | Biên bản xác nhận khoản tài trợ (Mẫu 01/TNDN) có chữ ký đại diện bên tài trợ và bên nhận. Riêng tài trợ cho người bệnh: cần thêm xác nhận của cơ quan/tổ chức huy động tài trợ và chữ ký của người bệnh hoặc thân nhân. |
| 2 | Tài trợ phòng, chống, khắc phục hậu quả thiên tai, dịch bệnh | Biên bản xác nhận khoản tài trợ (Mẫu 01/TNDN). Riêng tài trợ cho cá nhân: cần thêm xác nhận của cơ quan/tổ chức huy động tài trợ và chữ ký của cá nhân được tài trợ. |
| 3 | Tài trợ làm nhà đại đoàn kết, nhà tình nghĩa, nhà cho đối tượng chính sách | Biên bản xác nhận khoản tài trợ (Mẫu 01/TNDN) + Văn bản xác nhận người thụ hưởng là đối tượng chính sách do cơ quan có thẩm quyền cấp |
| 4 | Tài trợ cho địa phương có điều kiện kinh tế – xã hội đặc biệt khó khăn | Biên bản xác nhận khoản tài trợ (Mẫu 01/TNDN) |
| 5 | Tài trợ/chi cho nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số | Hồ sơ theo quy định pháp luật về khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số và Nghị định 320/2025/NĐ-CP |
(Theo khoản 5 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC)
(4) Các khoản chi khác
2. Điều kiện các khoản chi được trừ khi tính thuế TNDN
Căn cứ khoản 1 Điều 9 Luật Thuế Thu nhập doanh nghiệp 2025 và Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, điều kiện để các khoản chi được trừ khi tính thuế TNDN 2026 gồm:
- Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;
- Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật (hoặc hồ sơ thay thế hợp lệ trong các trường hợp ngoại lệ tại Mục 1);
- Khoản chi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên;
- Không thuộc các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế theo quy định tại Điều 10 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 và Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.
Các lưu ý quan trọng
- Mốc “doanh thu dưới 1 tỷ đồng/năm” của người bán quyết định có được lập bảng kê 02/TNDN hay không — doanh nghiệp nên yêu cầu người bán xác nhận hoặc tự đánh giá quy mô kinh doanh trước khi quyết định mua hàng không hóa đơn, tránh trường hợp người bán thực chất đã phải xuất hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp vẫn lập bảng kê.
- “Trực tiếp bán ra” là điều kiện cốt lõi của 4/5 trường hợp được lập bảng kê 02/TNDN — mua qua thương lái, đại lý, vựa (trung gian) sẽ không đủ điều kiện, dù bản chất hàng hóa giống hệt (nông sản, phế liệu…). Đây là lỗi phổ biến doanh nghiệp dễ mắc khi không phân biệt rõ người bán là người sản xuất trực tiếp hay trung gian thương mại.
- Không được chia nhỏ phiếu chi để né mốc 5 triệu đồng — cơ quan thuế có thể gộp các khoản chi trong cùng ngày của cùng một người bán để xác định có vượt ngưỡng phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hay không.
- Chi phí phúc lợi cho người lao động bị giới hạn mức trần (không quá 1 tháng lương bình quân thực tế/năm) — vượt mức này, phần vượt sẽ không được tính vào chi phí được trừ dù có đầy đủ hồ sơ.
Câu hỏi thường gặp
Mua hàng không có hóa đơn có được tính vào chi phí được trừ thuế TNDN không? Có, trong 4 trường hợp: lập bảng kê 02/TNDN (với 5 nhóm người bán đặc thù), chi cho người lao động, thuê nhà/tài sản cá nhân, và các khoản tài trợ — với điều kiện có đầy đủ bộ hồ sơ thay thế hóa đơn theo quy định.
Khi nào doanh nghiệp được lập bảng kê 02/TNDN? Khi mua hàng của: người sản xuất/đánh bắt nông, lâm, thủy sản trực tiếp bán ra; người làm sản phẩm thủ công trực tiếp bán ra; người trực tiếp thu nhặt phế liệu; hộ gia đình/cá nhân bán đồ dùng, tài sản; hoặc cá nhân, hộ kinh doanh có doanh thu dưới 1 tỷ đồng/năm.
Mua hàng của thương lái, đại lý có được lập bảng kê 02/TNDN không? Không. Thương lái, đại lý, vựa không thuộc diện “trực tiếp” bán ra nên không đủ điều kiện lập bảng kê thay thế hóa đơn.
Chi phí thuê nhà của cá nhân không có hóa đơn thì xử lý thế nào? Vẫn được tính vào chi phí được trừ nếu có hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền thuê (trên 5 triệu đồng phải thanh toán không dùng tiền mặt); nếu doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân cho thuê, phần thuế nộp thay cũng được tính vào chi phí được trừ nếu có chứng từ nộp thuế.
Điều kiện chung để một khoản chi được trừ khi tính thuế TNDN là gì? Phải thực tế phát sinh liên quan đến sản xuất, kinh doanh; có đủ hóa đơn, chứng từ (hoặc hồ sơ thay thế hợp lệ); có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt với khoản từ 5 triệu đồng trở lên; và không thuộc danh mục chi phí không được trừ theo Điều 10 Luật Thuế TNDN 2025.
Kết luận
Mua hàng không có hóa đơn vẫn có thể được tính vào chi phí được trừ thuế TNDN năm 2026 trong 4 trường hợp: lập bảng kê 02/TNDN (giới hạn ở 5 nhóm người bán trực tiếp, không qua trung gian), chi cho người lao động, thuê tài sản của cá nhân, và các khoản tài trợ — nhưng mỗi trường hợp đều đòi hỏi bộ hồ sơ chứng minh cụ thể thay thế cho hóa đơn. Doanh nghiệp cần nắm chắc ranh giới “trực tiếp bán ra” và ngưỡng doanh thu 1 tỷ đồng để tránh lập bảng kê sai đối tượng, dẫn đến bị loại chi phí khi quyết toán thuế.
Bài viết liên quan
Hàng Hóa Nhiều Mức Thuế GTGT Khai Thuế Thế Nào 2026?
Để quản trị tài chính doanh nghiệp tốt hơn, các chủ doanh nghiệp nên tham khảo khoá học Quản trị Tài chính Kế toán dành cho Chủ Doanh nghiệp của ACAC Academy
CẬP NHẬT CÁC BẢN TIN THUẾ & KẾ TOÁN MỚI NHẤT tại đây:
- Fanpage Dành cho CEO và chủ hộ kinh doanh: https://www.facebook.com/hocvienceo.acac
- Youtube: https://www.youtube.com/@ACACAcademyTaichinhketoanceo
- Fanpage Kế toán trưởng ACAC: https://www.facebook.com/acac.academy
- Fanpage Chuyên gia Hòa Lê: https://www.facebook.com/cghoaleacac
- Group Zalo Chia sẻ kiến thức, cập nhật quy định pháp luật & Lịch Đào tạo/Hội thảo miễn phí: https://zalo.me/g/nxp0vkhm2ommqsy3xa0r
