Trước đây, người làm kế toán phải dành rất nhiều thời gian để nhập liệu, kiểm tra hóa đơn, đối chiếu sổ sách, tổng hợp báo cáo và tra cứu quy định pháp luật. Hiện nay, với sự phát triển của trí tuệ nhân tạo, nhiều công việc có thể được xử lý nhanh hơn, giảm bớt thao tác thủ công và hỗ trợ phát hiện những sai lệch khó nhận thấy. AI hỗ trợ khi làm kế toán và tài chính như thế nào? AI có thể hỗ trợ từ khâu đọc chứng từ, kiểm tra số liệu, phân tích báo cáo đến dự báo dòng tiền và tra cứu văn bản pháp luật.
AI Hỗ Trợ Khi Làm Kế Toán Và Tài Chính Như Thế Nào? 8 Ứng Dụng Thực Tế
AI trong kế toán và tài chính là gì?
AI trong kế toán và tài chính là việc sử dụng các công cụ trí tuệ nhân tạo để hỗ trợ xử lý dữ liệu, phân tích thông tin, tự động hóa thao tác và đưa ra các gợi ý phục vụ công việc tài chính – kế toán.
Khác với các phần mềm kế toán truyền thống thường hoạt động theo những chức năng được lập trình sẵn, AI có khả năng đọc dữ liệu, nhận diện nội dung, tổng hợp thông tin và phản hồi theo yêu cầu của người sử dụng.
Người làm kế toán có thể sử dụng AI để:
- Đọc và trích xuất dữ liệu từ hóa đơn, chứng từ
- Kiểm tra sai lệch giữa nhiều bảng dữ liệu
- Hỗ trợ phân loại nghiệp vụ và gợi ý định khoản
- Phân tích báo cáo tài chính
- Lập kế hoạch và dự báo dòng tiền
- Tra cứu, tóm tắt văn bản pháp luật
- Soạn báo cáo, quy trình và tài liệu nội bộ
Hiệu quả của AI phụ thuộc rất lớn vào chất lượng dữ liệu đầu vào, câu lệnh sử dụng và khả năng kiểm tra kết quả của người làm chuyên môn.
AI hỗ trợ khi làm kế toán và tài chính như thế nào? 8 ứng dụng thực tế
Dưới đây là 8 ứng dụng thực tế giúp giải đáp câu hỏi AI hỗ trợ gì khi làm kế toán và tài chính.
1. Đọc và trích xuất dữ liệu từ hóa đơn, chứng từ
Nhập liệu hóa đơn là công việc có tính lặp lại cao và dễ phát sinh sai sót. Khi xử lý số lượng lớn chứng từ, kế toán có thể nhập nhầm mã số thuế, ngày hóa đơn, số tiền trước thuế, tiền thuế hoặc tổng giá trị thanh toán.
AI có thể hỗ trợ nhận diện thông tin trên hóa đơn điện tử, hóa đơn PDF, hình ảnh chứng từ hoặc bảng kê Excel. Sau khi đọc dữ liệu, AI giúp sắp xếp các trường thông tin theo cấu trúc như:
- Tên người bán và người mua
- Mã số thuế
- Số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn
- Ngày lập hóa đơn
- Giá trị hàng hóa, dịch vụ
- Thuế suất và tiền thuế GTGT
- Tổng số tiền thanh toán
Kế toán có thể sử dụng kết quả này để lập bảng kê, kiểm tra chứng từ hoặc chuẩn bị dữ liệu nhập vào phần mềm.
Tuy nhiên, dữ liệu sau khi AI xử lý vẫn cần được đối chiếu lại với hóa đơn gốc, đặc biệt trong trường hợp chứng từ bị mờ, sai định dạng hoặc có nhiều dòng hàng hóa phức tạp.
2. Đối chiếu hóa đơn, tờ khai và sổ sách kế toán
Một trong những ứng dụng nổi bật nhất của AI trong kế toán là hỗ trợ đối chiếu dữ liệu giữa nhiều nguồn khác nhau.
Kế toán có thể yêu cầu AI so sánh:
- Bảng kê hóa đơn với tờ khai thuế GTGT
- Tờ khai thuế với sổ chi tiết tài khoản 133 và 333
- Sổ chi tiết với sổ cái
- Công nợ kế toán với biên bản xác nhận công nợ
- Doanh thu trên hóa đơn với doanh thu hạch toán
- Sao kê ngân hàng với các chứng từ thu, chi
- Dữ liệu hàng tồn kho giữa kho và kế toán
AI có thể giúp xác định những dòng dữ liệu bị thiếu, trùng, lệch số tiền, sai mã số thuế hoặc không khớp kỳ kê khai.
Thay vì kiểm tra từng dòng bằng mắt, kế toán có thể sử dụng AI để khoanh vùng các giao dịch có dấu hiệu bất thường, sau đó tập trung kiểm tra chuyên sâu. Cách làm này giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế bỏ sót sai lệch.
3. Hỗ trợ phân loại nghiệp vụ và gợi ý định khoản
Với những nghiệp vụ quen thuộc, AI có thể hỗ trợ nhận diện bản chất giao dịch và đưa ra gợi ý về tài khoản kế toán liên quan.
Ví dụ, người sử dụng có thể mô tả một nghiệp vụ mua hàng, bán hàng, thanh toán công nợ, tạm ứng, phân bổ chi phí hoặc ghi nhận tài sản. AI sẽ phân tích thông tin và đưa ra phương án định khoản tham khảo.
AI cũng có thể giải thích:
- Vì sao sử dụng tài khoản đó
- Thời điểm ghi nhận doanh thu hoặc chi phí
- Chứng từ cần chuẩn bị
- Ảnh hưởng của nghiệp vụ đến báo cáo tài chính
- Các rủi ro có thể phát sinh về thuế và kế toán
Dù vậy, kế toán không nên sao chép định khoản của AI mà chưa kiểm tra. Một nghiệp vụ có thể được xử lý khác nhau tùy theo hợp đồng, thời điểm phát sinh, phương pháp kế toán, loại hình doanh nghiệp và hồ sơ thực tế.
AI chỉ nên đóng vai trò hỗ trợ phân tích. Quyết định cuối cùng vẫn cần dựa trên bản chất giao dịch và quy định đang có hiệu lực.
4. Tổng hợp và phân tích báo cáo tài chính
Khi được cung cấp bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ hoặc bảng cân đối phát sinh, AI có thể hỗ trợ tổng hợp và giải thích số liệu theo ngôn ngữ dễ hiểu.
Một số nội dung AI có thể phân tích gồm:
- Doanh thu và lợi nhuận tăng hay giảm
- Chi phí nào đang chiếm tỷ trọng lớn
- Khả năng thanh toán của doanh nghiệp
- Mức độ phụ thuộc vào công nợ
- Biến động hàng tồn kho
- Hiệu quả sử dụng tài sản
- Nguyên nhân có lợi nhuận nhưng thiếu tiền
- Những chỉ tiêu có dấu hiệu bất thường
Đối với kế toán trưởng, AI có thể hỗ trợ xây dựng phần nhận xét báo cáo, xác định các chỉ tiêu cần giải trình và chuẩn bị nội dung trình bày với ban lãnh đạo.
Đối với CEO, AI giúp chuyển đổi số liệu kế toán thành các thông tin quản trị dễ hiểu hơn. Thay vì chỉ nhìn thấy các con số, CEO có thể nhận biết doanh nghiệp đang gặp vấn đề ở doanh thu, chi phí, công nợ, tồn kho hay dòng tiền.
5. Hỗ trợ lập ngân sách và dự báo dòng tiền
Dòng tiền là một trong những vấn đề quan trọng nhất trong quản trị doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể có lợi nhuận trên báo cáo nhưng vẫn thiếu tiền để thanh toán lương, thuế, nhà cung cấp hoặc các khoản vay đến hạn.
AI có thể hỗ trợ kế toán và bộ phận tài chính:
- Tổng hợp lịch thu, chi dự kiến
- Phân loại dòng tiền theo hoạt động
- Xây dựng kế hoạch dòng tiền theo tuần hoặc tháng
- Phân tích các khoản phải thu, phải trả
- Xác định thời điểm có nguy cơ thiếu hụt tiền
- Xây dựng nhiều kịch bản doanh thu và chi phí
- So sánh số thực tế với ngân sách
- Giải thích nguyên nhân chênh lệch
Ví dụ, doanh nghiệp có thể xây dựng ba kịch bản gồm kế hoạch cơ sở, kịch bản tích cực và kịch bản thận trọng. AI sẽ hỗ trợ tổng hợp ảnh hưởng của từng kịch bản đến doanh thu, lợi nhuận và dòng tiền.
Tuy nhiên, kết quả dự báo chỉ có giá trị khi dữ liệu đầu vào đầy đủ, giả định hợp lý và được cập nhật thường xuyên.
6. Tra cứu và tóm tắt văn bản pháp luật
Khối lượng văn bản liên quan đến kế toán, thuế, hóa đơn, lao động và doanh nghiệp ngày càng lớn. Việc đọc toàn bộ nghị định, thông tư hoặc công văn có thể mất nhiều thời gian.
AI hỗ trợ kế toán tra cứu văn bản bằng cách:
- Tóm tắt nội dung chính
- Giải thích quy định theo ngôn ngữ dễ hiểu
- So sánh điểm mới giữa hai văn bản
- Xác định đối tượng áp dụng
- Lập bảng các mốc thời gian cần lưu ý
- Tạo checklist hồ sơ, chứng từ cần chuẩn bị
- Phân tích tình huống thực tế dựa trên tài liệu được cung cấp
Ví dụ, kế toán có thể tải một văn bản pháp luật lên công cụ AI và yêu cầu tóm tắt theo các nội dung: đối tượng áp dụng, thời điểm có hiệu lực, nghĩa vụ của doanh nghiệp, mức xử phạt và những việc cần thực hiện.
Khi sử dụng AI để tra cứu pháp luật, người dùng cần kiểm tra lại số hiệu văn bản, ngày hiệu lực, phạm vi áp dụng và nội dung tại điều khoản gốc. Không nên sử dụng câu trả lời của AI làm căn cứ duy nhất để thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc giải quyết các tình huống có rủi ro cao.
7. Soạn báo cáo, quy trình và tài liệu nội bộ
Ngoài việc xử lý số liệu, AI còn hỗ trợ người làm kế toán soạn thảo nhiều loại tài liệu phục vụ công việc hằng ngày.
AI có thể hỗ trợ xây dựng:
- Báo cáo quản trị gửi ban lãnh đạo
- Email giải trình số liệu
- Biên bản đối chiếu công nợ
- Quy trình thanh toán
- Quy trình tạm ứng và hoàn ứng
- Quy trình quản lý hóa đơn, chứng từ
- Mô tả công việc cho từng vị trí kế toán
- Checklist khóa sổ cuối tháng
- Kế hoạch chuẩn bị quyết toán thuế
- Nội dung thuyết trình báo cáo tài chính
Người sử dụng chỉ cần cung cấp mục tiêu, đối tượng đọc, dữ liệu liên quan và yêu cầu về giọng văn. AI sẽ hỗ trợ tạo bản nháp có cấu trúc rõ ràng.
Sau đó, kế toán cần chỉnh sửa lại thông tin để phù hợp với quy định, quy trình và tình hình thực tế của doanh nghiệp.
8. Xây dựng trợ lý AI nội bộ cho phòng tài chính – kế toán
Doanh nghiệp có thể xây dựng một trợ lý AI dựa trên hệ thống tài liệu nội bộ, bao gồm:
- Quy trình tài chính – kế toán
- Quy định về thanh toán và tạm ứng
- Hệ thống tài khoản sử dụng
- Biểu mẫu nội bộ
- Hợp đồng mẫu
- Chính sách bán hàng
- Quy chế tài chính
- Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ
- Văn bản pháp luật liên quan
Nhân sự có thể đặt câu hỏi cho trợ lý AI để tìm biểu mẫu, xem quy trình, tra cứu hướng dẫn hoặc xác định người phụ trách.
Trợ lý nội bộ giúp giảm thời gian hỏi đáp lặp lại, hỗ trợ đào tạo nhân sự mới và hạn chế tình trạng kiến thức chỉ tập trung ở một vài cá nhân trong phòng kế toán.
Để triển khai hiệu quả, doanh nghiệp cần phân loại tài liệu, kiểm soát quyền truy cập, cập nhật dữ liệu thường xuyên và có người chịu trách nhiệm kiểm tra nội dung.
Những công việc AI chưa thể thay thế người làm kế toán
Mặc dù AI có thể xử lý nhanh nhiều tác vụ, công cụ này chưa thể thay thế hoàn toàn năng lực chuyên môn và trách nhiệm của người làm kế toán.
AI chưa thể tự chịu trách nhiệm về:
- Tính hợp pháp của hồ sơ, chứng từ
- Việc lựa chọn chính sách kế toán phù hợp
- Giải trình số liệu với cơ quan quản lý
- Đánh giá đầy đủ bản chất của giao dịch phức tạp
- Ký và chịu trách nhiệm trên báo cáo
- Xử lý các tình huống cần kinh nghiệm, đạo đức nghề nghiệp và khả năng thương lượng
- Đưa ra quyết định quản trị trong điều kiện thông tin không đầy đủ
Giá trị lớn nhất của AI không nằm ở việc thay thế kế toán, mà ở khả năng giúp người làm kế toán xử lý công việc nhanh hơn và tập trung vào những nhiệm vụ có giá trị cao hơn.
Câu hỏi thường gặp về AI khi làm kế toán và tài chính
Câu 1. AI có thay thế kế toán không?
AI có thể thay thế một phần thao tác thủ công nhưng chưa thể thay thế hoàn toàn người làm kế toán. Những công việc liên quan đến kiểm soát, đánh giá bản chất giao dịch, giải trình và chịu trách nhiệm vẫn cần con người thực hiện.
Câu 2. Kế toán chưa biết công nghệ có sử dụng AI được không?
Có. Người làm kế toán không nhất thiết phải biết lập trình. Điều quan trọng là hiểu nghiệp vụ, biết chuẩn bị dữ liệu và biết cách đặt câu hỏi rõ ràng cho công cụ AI.
Câu 3. AI có thể tự động định khoản không?
AI có thể gợi ý định khoản dựa trên thông tin được cung cấp. Tuy nhiên, kế toán phải kiểm tra lại hợp đồng, chứng từ, bản chất giao dịch và chính sách kế toán trước khi ghi nhận.
Bạn muốn ứng dụng AI trực tiếp vào công việc tài chính – kế toán nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu?
CHUỖI THỬ THÁCH “KẾ TOÁN LÀM CHỦ AI” của ACAC với học phí chỉ 99K (hoàn 100% học phí khi hoàn thành đủ 3 ngày học) hướng dẫn cách xây dựng câu lệnh, xử lý dữ liệu Excel, đối chiếu hóa đơn – tờ khai – sổ sách, phân tích báo cáo và chuẩn hóa quy trình trên chính các tình huống thực tế của chính doanh nghiệp bạn:
[Đăng ký tham gia ngay →] https://ketoantruong.acac.vn/chuoithuthach
Tham khảo bài viết liên quan:
